Tijd is geld! En soms bespaart tijd geld!

Wanneer je een benefietevent organiseert, telt elke euro. Onze spaghettiavond voor het goede doel moest geld inzamelen voor Kom op tegen Kanker (vzw), en we wilden dat zoveel mogelijk geld rechtstreeks naar het goede doel ging. Een van de grootste uitdagingen? Deelnemers beheren, e-mails versturen en betalingen efficiënt verwerken.

De eenvoudigste optie? Eventbrite. Het is een bekend platform dat eventbeheer makkelijk maakt. Maar er is een addertje onder het gras: gemak heeft een prijs. De servicekosten zouden een flink stuk van onze donaties hebben opgeslokt. Geld dat rechtstreeks een verschil had kunnen maken.

Het alternatief: het zelf bouwen

In plaats van de kosten van Eventbrite te betalen, besloot ik om mijn tijd te investeren in plaats van ons geld. Ik bouwde een Flutter-webapp met een Serverpod-backend om de kernfuncties van een platform voor eventbeheer na te bouwen, maar voor een fractie van de kosten.

Zo heb ik het aangepakt:

✅ Betalingen via Stripe: Een directe integratie voor vlotte transacties, met minimale servicekosten in vergelijking met Eventbrite.

✅ Eigen webshop & CMS: Alles gebouwd in Flutter, zodat we inschrijvingen konden beheren, deelnemers opvolgen en e-mails versturen met volledige controle.

✅ Zelf gehoste oplossing: Alles draait in Docker op mijn Synology NAS, die ik al gebruik voor interne tools, wat neerkomt op €0 hostingkosten.

Andere betaalalternatieven verkennen

Nadat we de besparing hadden gedeeld, stelde iemand voor om eens te kijken naar EPC-QR-codes, een standaard voor SEPA-overschrijvingen waarmee klanten een QR-code scannen en zonder extra kosten rechtstreeks een overschrijving doen. Nieuwsgierig als we waren, besloten we de avond voor het event nog een betaalapp te bouwen met deze methode.

EPC-QR-codes leken een mooi, kostenefficiënt alternatief, maar we botsten al snel op een probleem: de meeste deelnemers probeerden de code instinctief te scannen met hun Payconiq-app, die geen SEPA-transacties ondersteunt. Dat leerde ons een belangrijke les: zelfs als je een geoptimaliseerde oplossing vindt, zijn anderen misschien gewend aan andere manieren van werken waar je geen rekening mee had gehouden.

Een ander alternatief dat we overwogen, was Payconiq, maar dat heeft een dagelijkse transactielimiet, waardoor het minder geschikt is voor betalingen op een groot event. Voor kleinere aankopen ter plaatse, zoals drankjes, kan een eenvoudige app die op vraag Payconiq-QR-codes genereert wel nog handig zijn.

Het resultaat: meer geld voor het goede doel

Door de tijd te nemen om een eigen oplossing te bouwen, bespaarden we alleen al €176,66 aan servicekosten. Dat is bijna €200 extra dat rechtstreeks naar het goede doel gaat in plaats van in de zakken van een externe dienst.

De les

We denken bij "tijd is geld" vaak aan efficiëntie, maar soms kun je door tijd te investeren geld besparen op een manier die er echt toe doet. Veel bedrijven en mensen kiezen automatisch voor de "luie" optie en betalen voor gemak zonder na te denken over de impact op lange termijn.

Voor ons heeft de moeite geloond, niet alleen financieel, maar ook omdat we volledige controle hadden over ons event. Het bevestigde ook dat technologie met de juiste tools een krachtige motor kan zijn om goed te doen.

Zou jij tijd investeren om geld te besparen voor een goed doel? Laten we erover praten! 🚀